Um contrato de prestação de serviços venceu há duas semanas. O fornecedor continua trabalhando. Você continua pagando. Ninguém percebeu até o financeiro apontar uma inconsistência. Agora alguém precisa localizar o contrato original, verificar os termos, decidir se renova como está ou renegocia, enviar para assinar de novo e atualizar os registros.
Meio dia de trabalho causado por uma data esquecida no calendário. E isso acontece o tempo todo — não só com fornecedores, mas com NDAs, contratos de trabalho, renovações de locação, assinaturas de SaaS, contratos de retainer. A lista é longa.
A solução não é um lembrete melhor no calendário. É eliminar o passo manual de vez.
O Que a Renovação Automática Faz
O DottSign agora permite configurar uma política de renovação diretamente em qualquer contrato com data de vencimento. Uma vez configurado, o sistema cuida do resto — sem lembretes para disparar, sem datas para rastrear, sem correria.
Há dois comportamentos principais de renovação, escolhidos por contrato.
Como Funciona na Prática
Pré-requisitos
Antes de tudo: a renovação automática precisa ser configurada antes que qualquer signatário assine o contrato. Uma vez que a primeira assinatura é registrada, as configurações de renovação ficam travadas para garantir a integridade do ciclo de vida do contrato. O contrato também precisa ter uma data de vencimento definida.
A funcionalidade está disponível nos planos Pro e Enterprise.
Dois Comportamentos de Renovação
Renovação automática com aviso prévio
Este é o comportamento padrão. Quando o contrato entra na janela de aviso (configurável, padrão de 30 dias antes do vencimento), o sistema:
- Envia um e-mail de notificação a todas as partes — o proprietário do contrato e todos os signatários — informando que a renovação foi agendada.
- Programa a data de execução da renovação para o momento em que a janela de aviso se abre.
- Envia e-mails de lembrete nas seguintes datas, antes do vencimento: 30, 14, 7, 3 e 1 dia.
- Na data agendada, cria automaticamente uma nova versão do contrato — a menos que o proprietário tenha cancelado antes.
O proprietário pode cancelar a renovação programada a qualquer momento antes da data de execução diretamente na página do contrato. Se cancelar, nenhuma nova versão é criada e o contrato vence normalmente.
Apenas aviso — renovação manual
Neste modo, o sistema envia os mesmos e-mails de lembrete nas janelas de 30, 14, 7, 3 e 1 dia antes do vencimento, mas não cria nenhuma versão nova automaticamente. Quando estiver pronto para renovar, você usa o botão "Renovar agora" na página do contrato. O sistema então cria a nova versão e envia os pedidos de assinatura para todos os signatários originais.
Use este modo quando precisar revisar ou renegociar os termos antes de cada renovação.
O Que Acontece Quando o Contrato é Renovado
Independentemente do modo escolhido, toda renovação — automática ou manual — cria uma nova versão completa do contrato, não apenas prorroga a data. Isso significa:
- Um novo contrato é gerado com o mesmo documento, signatários e configurações do original.
- O período de validade do novo contrato é calculado a partir da data de vencimento atual, não da data de hoje. Se o contrato vence em 31 de dezembro e o período configurado é de 365 dias, a nova versão expira em 31 de dezembro do ano seguinte.
- O contrato original passa a ter status de "versão anterior" — não é excluído, mas fica marcado como não sendo mais a iteração ativa.
- A análise de IA (resumo, categorização e alertas de risco) é automaticamente migrada para a nova versão. Não é necessário reprocessar o documento.
- Um e-mail de confirmação de renovação é enviado a todas as partes com o link para a nova versão.
- Um registro de auditoria é criado automaticamente.
Configurações de Renovação
Na aba de renovação do contrato, você define:
Período de renovação: por quantos dias cada nova versão será válida. O padrão é 365 dias. O intervalo aceito é de 7 a 3.650 dias.
Aviso prévio: quantos dias antes do vencimento o sistema envia a notificação inicial e programa a renovação. O padrão é 30 dias. O painel mostra exatamente quando o novo contrato começará e quando vencerá, com base nesses valores.
Máximo de renovações: quantas vezes o contrato pode ser renovado automaticamente. Deixe em branco para renovações ilimitadas. Quando o limite é atingido, o sistema desabilita a renovação automática e notifica o proprietário por e-mail.
Padrões do Espaço de Trabalho
Se a maioria dos seus contratos segue o mesmo padrão de renovação, defina os padrões no nível do espaço de trabalho em Configurações → Contratos → Padrões de renovação.
Novos contratos serão pré-preenchidos com essas configurações automaticamente. Você ainda pode sobrescrevê-las por contrato. Alterar os padrões do espaço de trabalho nunca afeta contratos que já foram criados.
Histórico e Versionamento de Contratos
Cada contrato renovado permanece na mesma família de contratos. O original e todas as renovações ficam vinculados, acessíveis na página de detalhes do contrato como um histórico cronológico de versões — v1, v2, v3.
A lista principal de contratos exibe apenas a versão ativa mais recente por padrão. Os cards mostram um badge de versão ("v2", "v3") quando o contrato é uma renovação. Um seletor "Mostrar todas as versões" revela o histórico completo quando necessário.
O Que Acontece Quando um Contrato Está Prestes a Vencer Sem Renovação Automática
Nem todo contrato precisa ser renovado automaticamente. Para os que não precisam, o DottSign exibe um banner na página de detalhes do contrato conforme a data de vencimento se aproxima:
- 31 a 60 dias — aviso informativo.
- 8 a 30 dias — alerta.
- 7 dias ou menos — urgente.
Para contratos com renovação automática ativa, o banner usa um tom diferente, confirmando que o sistema está monitorando o vencimento e tomará ação no momento certo.
O banner inclui duas ações: configurar renovação automática ou renovar manualmente agora. A renovação manual permite criar uma nova versão com uma nova data de vencimento, que é enviada para todos os signatários originais assinarem.
Um e-mail de aviso de vencimento também é enviado automaticamente para contratos sem renovação automática quando restam 30 dias para o vencimento.
Quem Tem Acesso
A renovação automática está disponível nos planos Pro e Enterprise. A renovação manual está disponível a partir do plano Starter.
O Contrato Que Venceu Porque Ninguém Percebeu
O cenário do início — o fornecedor que continuou trabalhando com um contrato vencido — se resolve em cerca de dois minutos. Abra o contrato antes de enviá-lo para assinatura, ative a renovação automática, defina o aviso para 30 dias e escolha renovação anual.
Na próxima vez, quando o contrato se aproximar do vencimento, todos os envolvidos receberão e-mails de lembrete. Se ninguém cancelar, uma nova versão é criada automaticamente na data certa e o ciclo recomeça sem intervenção manual.
De qualquer forma, ele não vai vencer sem que ninguém perceba.