Um endereço de e-mail pode entregar um link de assinatura, mas, sozinho, não mostra quem está usando esse link. Para contratos em que a identidade do signatário importa, a DottSign permite adicionar uma etapa de verificação com documento oficial ao processo de assinatura.
Quando exigir verificação de identidade
Nem todo contrato precisa do mesmo nível de segurança. Um documento rotineiro pode seguir um fluxo simples, enquanto um acordo sensível ou uma transação com maior risco de falsidade pode exigir uma checagem adicional.
O responsável pelo contrato pode exigir verificação dos signatários nos planos elegíveis. Usuários de planos pagos também podem verificar a própria identidade. Organizações nos planos Business e Enterprise podem incluir a verificação em um workflow, junto de outras etapas do contrato.
O que as checagens incluem
O fluxo de verificação é fornecido pela Didit e pode incluir três checagens:
- Documento de identidade: o signatário apresenta um documento oficial elegível.
- Prova de vida: o fluxo verifica se há uma pessoa presente.
- Comparação facial: o rosto da pessoa é comparado com o retrato associado ao documento enviado.
Quando a verificação é aprovada, o signatário pode continuar se todos os outros requisitos do contrato também forem atendidos. Um resultado pendente ou recusado não cumpre uma exigência obrigatória, portanto o signatário não pode concluir a assinatura até que a situação seja resolvida. Uma análise do provedor ou uma interrupção também pode atrasar o processo.
Como funciona durante a assinatura
O responsável define a exigência para o contrato, e o signatário recebe um caminho para concluir a verificação durante o fluxo de assinatura. A DottSign vincula o resultado à exigência daquele signatário e confere essa exigência antes de aceitar a assinatura.
Se o mesmo signatário precisar verificar a identidade novamente, a DottSign pode reutilizar uma verificação aprovada elegível, conforme as regras aplicáveis à conta e ao período de reutilização. Isso pode evitar checagens repetidas sem perder o vínculo entre o resultado e o signatário correto.
Se uma exigência não puder ser concluída, o responsável elegível pode dispensar a verificação daquele signatário. A decisão e o motivo, se informado, ficam registrados e aparecem nas evidências do contrato, deixando claro que a verificação foi dispensada.
Privacidade e aviso ao signatário
O KYC envolve dados pessoais e biométricos sensíveis. A Didit hospeda o fluxo de verificação e processa as evidências enviadas nele. A DottSign mantém metadados limitados necessários para operar o recurso, como status da verificação, identificadores da sessão, tipo de documento, datas e vínculo com o signatário. A DottSign não armazena imagens brutas de documentos de identidade, selfies, números de documentos ou datas de nascimento como parte do registro do contrato.
Antes de solicitar a verificação, a organização deve ter autoridade e base legal para fazê-lo e fornecer os avisos exigidos pela legislação aplicável. O signatário deve entender por que a checagem é necessária e que uma verificação obrigatória não resolvida pode impedir a assinatura. Os termos de verificação de identidade e o aviso de privacidade de verificação da Didit explicam como o provedor trata os dados.
Use a verificação quando o contrato exigir
Uma assinatura eletrônica registra a ação de quem assina. A verificação de identidade acrescenta evidências sobre a pessoa que realizou essa ação quando o contrato pede esse nível de segurança. Com a DottSign, as equipes podem incluir essa etapa em um contrato específico ou em um workflow mais amplo e manter o resultado ligado ao registro da assinatura.